سازمان های اداری برای فعالیت در حوزه ی مشاغل اداری نیاز به افرادی سخت کوش،و مسوولیت پذیر در اجرای وظایف دارند که همچنین این افراد از دانش کافی در حوضه ی شغلی خود برخوردار باشند کارفرمایان در مشاغل اداری به خاطر کار فراوان و نیاز به سخت کوشی و تلاش کارمندان برای جلب رضایت ارباب رجوع و انجام کارهای بسیار زیاد اداری معمولا کارمندان خود را پایه و اساس سامان خود می دانند.. به همین دلیل معمولا به دنبال استخدام افرادی با تلاش و رزومه ی خوب هستند. در ادامه ی این مطلب به مهارت های لازم برای مشاغل اداری می پردازیم.

برنامه ریزی یکی از مهارت های بسیار مهم برای مشاغل اداری است.

این مهارت می تواند به طور مثال مدیریت ایجاد قرار ملاقات افراد، ایجاد یک برنامه درمانی برای بیماران و یا زمانی که می خواهند برنامه های اداری سازمان را مدیریت کنند. برای این دست از مسائل به مدیری که بتواند یک برنامه ی قابل اجرا و منظم ترتیب دهد، نیاز است .

• هماهنگی رویداد
• قرار ملاقات ها
• برنامه ریزی جلسات
• اولویت بندی

مهارت های حل مسئله
یکی از مهارت های مهم برای هر موقعیت اداری مهارت حل مسئله است. مخاطب این کارمندان معمولا پرسنل یا مشتریانی هستند که سولات یا مسئله ای دارند که باید حل شود. مدیران باید با استفاده از مهارت تفکر انتقادی به حل این مسائل اقدام کنند.

• نظارت
• روابط کارمندان
• روابط مشتری
• واسطه
• حل مسئله
• آموزش

شما می توانید با پیشرفت در این مهارت ها موقعیت شغلی خودتان را حفظ کنید یا حتی ارتقا دهید.

• آموزش ورد
• آموزش اکسل
• آموزش فتوشاپ

معرفی مشاغل اداری

وظایفی که در ادارات به کارمندان محول می شود به دلیل تنوع زیاد باعث می شود افراد فرآیندهای مدیریتی وسیستمی را یاد بگیرند . این وظایف شامل مجموعه‌ای از کارها مانند پاسخگویی به تلفن و به طورکلی دفترداری، تایپ کردن و یا ثبت گزارشات به سرعت و بایگانی و طبقه‌بندی نمودن پرونده‌ها است.

دانش و فنون مورد نیاز سازمان‌های اداری

قبل از کسب مهارت‌های لازم برای انجام وظایف اداری، کارمندان باید سطح دانش و اطلاعات خود را در زمینه های مختلف  مانند نحوه‌ی کار و امور اداری و اطلاعات در مورد جدیدترین ابزار آلات مخصوص ادارات بالا ببرند. این دانش و اطلاعات به شرح زیر می‌باشند:

دانش امور دفترداری

آشنایی با  روند فرایندهای سیستم‌های اداری مانند استفاده از نرم افزارهای واژه پرداز، چگونگی طبقه‌بندی کردن پرونده‌ و یا پیوست سوابق کاری سایر کارکنان، تندنویسی در امر ثبت گزارشات و صورت جلسات، طراحی فرم‌ها و آشنا بودن از شیوه‌ی نامه‌نگاری و مکاتبات اداری .

اصول خدمات‌رسانی

کسب اطلاعات مربوط به اصول و روش‌های خدمات‌رسانی به ارباب رجوع و یاری رساندن به سایر همکاران.

دانش کار با کامپیوتر

آشنایی با نرم‌افزارهای محاسباتی و یا سایر برنامه‌های کاربردی مثل ورد، اکسل، پاورپوینت متعلق به شرکت مایکروسافت.

مهارت‌های لازم برای اجرای امور اداری

• بالا بردن میزان توجه و تمرکز در انجام امور اداری
•  توانایی و قابلیت نگارش نامه های اداری و درک مطالب
• داشتن مهارت های ارتباطی مناسب با مشتریان سایر همکاران و همچنین کارفرما
• قابلیت انجام امور نامه نگاری و به طور کلی مهارت های نگارشی و کتبی
• توانایی مدیریت زمان